RODO i CRM: Jak zarządzać danymi klientów

Co to jest RODO i dlaczego jest ważne dla Twojej firmy?

Weszło w życie nowe rozporządzenie UE dotyczące prywatności, zwane ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO).

Dzięki niemu nakłada surowe wymagania dotyczące sposobu gromadzenia, przechowywania i zarządzania danymi osobowymi przez firmy.

Jeśli nie znasz RODO, oto co musisz wiedzieć:

  • RODO zapewnia obywatelom UE większą kontrolę nad ich danymi osobowymi i gwarantuje, że ich informacje są bezpiecznie chronione w całej Europie, niezależnie od tego, czy przetwarzanie danych odbywa się w UE, czy nie.
  • Dane osobowe mogą obejmować imię i nazwisko, adres e-mail, adres, datę urodzenia, zainteresowania osobiste, unikalne identyfikatory, cyfrowe ślady i inne.
  • Zazwyczaj są to dane, które przechowujesz w swoim systemie CRM.

Ale RODO ma wpływ tylko na duże firmy, prawda?

Źle!

Jeśli używasz bazy danych do przechowywania informacji o potencjalnym kliencie, nie możesz ignorować RODO.

Według sondażu przeprowadzonego przez Global Alliance of Data-Driven Marketing Associations (GDMA) i Winterberry Group, 92% firm korzysta z baz danych do przechowywania informacji o kliencie lub potencjalnym potencjale.

Odsetek firm, które przechowują informacje o klientach w bazie danych

W związku z tym RODO ma wpływ na firmy o różnych kształtach i rozmiarach.

W tym twój.

Dlaczego RODO jest ważne dla Twojej firmy?
RODO obejmuje 3 główne obszary, które każda firma musi wziąć pod uwagę:

  • Samo rozporządzenie RODO
  • Systemy, których używasz do przechowywania wszystkich danych klientów
  • Aspekty prawne rozporządzenia i jego wpływ na sposób, w jaki będziesz postępować z danymi osobowymi
  • 3 obszary biznesowe, na które wpływa RODO

Jeśli korzystasz z rozwiązania CRM, to powinno ono wspierać zbieranie i zarządzanie danymi osobowymi w bezpieczny sposób.

W odniesieniu do regulacji i zrozumienia aspektów prawnych i praw do prywatności opisanych w przepisach, zalecamy zasięgnięcie porady prawnej i skonsultowanie się z innymi zasobami RODO, aby upewnić się, że Twoja firma działa zgodnie z przepisami.

Twój krajowy organ ochrony danych ma przydatne opisy i wyjaśnienia dotyczące prywatności. Aby uzyskać więcej zasobów na temat RODO, możesz przeczytać pełny tekst legislacyjny RODO tutaj, a UE ma oficjalny portal internetowy RODO, w którym znajdziesz odpowiednie wyjaśnienia dotyczące tego, co musi zrobić Twoja firma.

W jaki sposób CRM może wesprzeć Twoją drogę do zgodności z RODO?
RODO ma duży wpływ na sposób, w jaki firmy gromadzą, przechowują i zabezpieczają dane osobowe klientów.

Oznacza to, że RODO wpływa na marketing, zmienia perspektywy sprzedaży i wymaga zmian w działach obsługi klienta, ponieważ wszystkie dane osobowe wymagają bardziej profesjonalnego traktowania.

Dobra wiadomość jest taka, że ​​RODO i CRM mają wiele wspólnego, ponieważ zarówno RODO, jak i CRM mają na celu budowanie głębszego zaufania i lojalności z nowymi i obecnymi klientami poprzez profesjonalną obsługę danych osobowych klientów.

W SuperOffice nasz zespół produktowy był zajęty opracowywaniem nowych funkcji, aby wspierać naszych klientów w dążeniu do zgodności.

Oto 3 kluczowe funkcje, które do tej pory udostępniliśmy:

1. Prywatność w fazie projektowania
Ochrona prywatności od samego początku z RODO

RODO i zarządzanie prywatnością idą w parze. Prywatność nie jest dodawana do istniejącej aplikacji, ale jest wbudowana w podstawową architekturę i funkcjonalność.

W SuperOffice zobowiązujemy się do uwzględniania prywatności na początkowych etapach projektowania i podczas całego procesu rozwoju nowych produktów, procesów lub usług, które obejmują przetwarzanie danych osobowych

2. Zarządzanie cyklem życia danych dotyczących prywatności
RODO obejmuje osiem podstawowych praw.

Prawa te są przyznawane osobom fizycznym w celu ochrony ich życia prywatnego i kontrolowania cyfrowych śladów, które pozostawiają po sobie podczas korzystania z aplikacji i usług internetowych.

Prawa te mają na celu stworzenie otwartości, kontroli i zaufania między stronami.

Specyficzna dla RODO funkcjonalność w SuperOffice CRM wspiera realizację każdego z 8 praw.

3. Zarządzanie danymi osobowymi w CRM

Dane klientów, które trafiają do CRM, są domyślnie również danymi osobowymi. Różne rodzaje danych mają różne zasady dotyczące ich przetwarzania.

Na przykład podstawowe dane, takie jak nazwiska, adresy, numery telefonów, są danymi bardziej ogólnymi i mogą być dostępne dla wszystkich pracowników w Twojej firmie.

Z drugiej strony bardzo wrażliwe dane, takie jak informacje podatkowe, informacje o koncie bankowym, osobiste umowy i umowy, wymagają większego bezpieczeństwa i odpowiedniego dostępu użytkownika.

SuperOffice CRM umożliwia konfigurowanie procedur i automatycznych reguł dotyczących sposobu, w jaki różne typy danych osobowych mogą i powinny być obsługiwane przez firmę.

3 funkcje CRM ułatwiające zarządzanie danymi klientów
Liczba funkcji zgodnych z RODO będzie wdrażana przez cały rok. Jednak pierwsza fala funkcji RODO została udostępniona w nowej wersji SuperOffice CRM

w lutym 2018 r. - na długo przed upływem 25 maja.

Te 3 funkcje obejmowały zarządzanie zgodami, zarządzanie subskrypcjami i aktualizacje zbiorcze.

1. Zarządzanie zgodą
RODO wymaga, aby firmy miały określony cel gromadzenia informacji od osób. Ten powód (lub cel) powinien zawsze być poparty podstawą prawną.

Jaka jest podstawa prawna?

Podstawą prawną może być zobowiązanie umowne, uzasadniony interes do przechowywania i wykorzystywania danych lub wyraźna zgoda.

Za każdym razem, gdy zgoda jest wykorzystywana jako podstawa prawna gromadzenia i przechowywania danych osobowych, RODO wymaga, aby firma udowodniła, że ​​zgoda została wyrażona przez osobę.

W przypadku każdego kontaktu (osoby) w SuperOffice CRM możesz cyfrowo zapisać zgodę, wskazać podstawę prawną, dla której przechowujesz dane, zapisać źródło, z którego otrzymałeś zgodę (tj. Formularz internetowy) oraz zapisać, kiedy i kto dokonał aktualizacji Informacja.

Możesz dokładnie zobaczyć, jak działa zarządzanie zgodami w SuperOffice, oglądając krótki 3-minutowy film poniżej:

 

2. Zarządzanie subskrypcjami
Nawet jeśli kontakt wyraził zgodę na otrzymywanie kampanii e-mail marketingowych od Twojej firmy, zawsze powinien mieć prawo do sprzeciwu lub rezygnacji z otrzymywania przyszłych komunikatów marketingowych, zgodnie z RODO.

Nowa funkcjonalność w SuperOffice pozwala potencjalnym klientom i klientom samodzielnie decydować, jakie informacje chcą otrzymywać - czy są to aktualizacje postów na blogu, oficjalne dokumenty czy materiały szkoleniowe dotyczące produktów - a także decydować o rodzaju treści, których nie chcą otrzymywać.

Ta nowa funkcja oznacza, że ​​możesz wysyłać precyzyjnie ukierunkowane wiadomości e-mail do subskrybentów na podstawie ich zainteresowań - do czego zachęca RODO, jeśli chodzi o marketing e-mailowy.

Dla e-marketerów to Święty Graal, ponieważ podzielone na segmenty kampanie e-mailowe znacznie poprawiają wyniki marketingu e-mailowego.

Funkcja zarządzania subskrypcjami w CRM

3. Zbiorcze aktualizacje
Ta pierwsza faza tych funkcji CRM polegała na pomocy w zapewnieniu zgodności bazy danych klientów z RODO.

Po dokonaniu oceny bazy danych pod kątem rodzaju posiadanych danych osobowych, ich pochodzenia i podstawy prawnej do ich przechowywania oraz skonfigurowania sposobu, w jaki mają być przetwarzane dane, będziesz potrzebować sposobu, aby zaktualizować wszystkie te dane osobowe w nowym świecie RODO.

Zbiorcze aktualizacje pomagają w łatwym dostosowywaniu i czyszczeniu bazy danych.

Zamiast aktualizować osobiste rekordy pojedynczo, co może być czasochłonne, możesz skonfigurować określone reguły i skorzystać z funkcji zbiorczej aktualizacji, aby jednym kliknięciem ustawić cel, podstawę prawną, źródło i datę wielu rekordów. - oszczędzając mnóstwo czasu!

Wniosek

RODO w pełni obowiązuje!

Jeśli Twój obecny system CRM nie obsługuje tych funkcji zgodnych z RODO, musisz znaleźć nowe rozwiązanie, zanim będzie za późno!