8 sposobów na odnalezienie odpowiedniego systemu CRM dla Twojej firmy

System CRM jest koniecznością w każdym biznesie B2B. Ale jakie korzyści daje CRM i dlaczego warto zainwestować w system CRM?

Przy tak wielu dostawcach do wyboru, jak wybrać odpowiedniego dostawcę CRM? Co wyróżnia jednego dostawcę spośród innych?
Od metod wdrażania po funkcjonalność, od integracji po doświadczenie użytkownika - omawiamy 8 rzeczy, które należy wziąć pod uwagę, zanim zdecydujesz się na odpowiedniego dostawcę dla swojej firmy.
Nie ma co do tego wątpliwości - dobry system CRM jest niezbędny dla każdej rozwijającej się firmy.

Przychodzi czas, gdy zarządzanie bazą danych klientów za pomocą setek arkuszy kalkulacyjnych, przeskakiwanie z jednego dokumentu lub systemu do innego w celu znalezienia danych o potencjalnych klientach lub danych klientów lub przechodzenie między możliwościami sprzedaży poprzez sprawdzanie bazgrołów na karteczkach Post-it nie jest już możliwe.

Bez względu na wielkość Twojej firmy, odpowiednie oprogramowanie CRM pomoże Ci zachować konkurencyjność, umożliwiając:

  • śledzenie swoich interakcji ze wszystkimi klientami,
  • zachowanie kontroli nad sprzedażą i działaniami marketingowymi,
  • utrzymywanie silnych relacji z dotychczasowymi klientami,
  • sprzedawanie więcej produktów i usług,
  • usprawnienie komunikacji pomiędzy zespołami sprzedażowymi i marketingowymi,
  • znajdowanie i utrzymywanie nowych klientów.

Jednak wybór odpowiedniego CRM dla Twojej firmy nie jest łatwy.

Trudność polega nie tylko na tym, że do wyboru jest wiele rozwiązań i technologii. Ale zanim podejmiesz decyzję, musisz również rozważyć opcje wdrożenia, możliwość dostosowania, koszt, skalowalność i wartość biznesową.

Przy tak wielu kwestiach do rozważenia i rozważenia przy wyborze CRM dla swojej firmy, jest jeszcze jedna ważna rzecz, którą musisz się zająć - własne potrzeby!

W rzeczywistości jeszcze ważniejsze jest dokładne oszacowanie potrzeb biznesowych. Następnie dopasuj je do oferowanej funkcjonalności, budżetu zakupowego i zdecyduj, czy potrzebujesz wszystkich, czy tylko niektórych funkcji, które oferuje rozwiązanie CRM.

Jeśli to wymaga dużo pracy, nie obawiaj się, ponieważ postaramy się jak najlepiej zmniejszyć stres związany z podejmowaniem decyzji, oferując kilka praktycznych wskazówek, jak wybrać odpowiedni system CRM dla Twojej firmy.

8 rzeczy, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze odpowiedniego systemu CRM
Największym błędem, jaki popełniają firmy decydujące się na system CRM, jest to, że zajmują się oceną dostawców i wypróbowywaniem różnych funkcjonalności, zamiast koncentrować się na własnych potrzebach i priorytetach biznesowych.

Zanim zaczniesz oceniać dostawców CRM, zadaj sobie następujące pytania:

Jakie są najbardziej nieefektywne procesy w naszej firmie i co chcemy ulepszyć dzięki systemowi CRM?
Jakich procesów operacyjnych i przepływów pracy brakuje i musimy dodać?
Kto w naszej firmie będzie korzystał z CRM? Ilu użytkowników potrzebujemy?
Jakie inne oprogramowanie chcemy zintegrować z systemem CRM?
Jaki jest nasz budżet?
Po wykonaniu tego wstępnego „poszukiwania duszy” i zrozumieniu, dlaczego potrzebujesz CRM, następnym krokiem jest zawężenie tego, czego chcesz w CRM.

Oto osiem obszarów, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze systemu CRM.

1. Zdecyduj się na wdrożenie CRM: Cloud vs. On-premise
Oba rozwiązania mają wady i zalety.

Dzięki rozwiązaniu w chmurze (oprogramowanie jako usługa / SaaS) nie potrzebujesz serwera ani wiedzy technicznej po swojej stronie. Po prostu logujesz się do opartego na chmurze CRM w przeglądarce internetowej i jesteś gotowy do pracy. Wszystkie informacje znajdują się na serwerze dostawcy.

Jednak przez cały czas musisz być online. Jeśli połączenie internetowe zawiedzie, nie będziesz mieć dostępu do swoich danych.

Dzięki rozwiązaniu lokalnemu jesteś właścicielem oprogramowania i jest ono fizycznie hostowane w Twojej lokalizacji. W ten sposób będziesz mieć bezpośredni dostęp do serwerów, jeśli chcesz zintegrować się z innymi aplikacjami klienta. Co więcej, nie będziesz musiał mieć do czynienia z powtarzającymi się opłatami abonamentowymi.

Konieczne będzie jednak zatrudnienie własnego personelu IT oraz zakup niezbędnego sprzętu i oprogramowania, a także poniesienie wyższych kosztów początkowych.

Oto podsumowanie zalet i wad każdej platformy:

CRM lokalny a CRM w chmurze

Jednak słowo przestrogi - to, że potrzebujesz dziś jednej opcji wdrożenia, nie oznacza, że ​​nie będziesz potrzebować drugiej opcji w przyszłości.

Wybierz system CRM, który jest elastyczny i może ewoluować wraz z Twoją firmą.

2. Dowiedz się, jakich funkcji i funkcji potrzebujesz
Twoja firma jest wyjątkowa pod względem procesów, bazy klientów i dynamiki wzrostu.

Zatem zobowiązanie się do zestawu standardowych, podstawowych lub nieelastycznych funkcji jest po prostu niemądre. Potrzebujesz skalowalnego rozwiązania CRM!

Wraz z rozwojem Twojej firmy rosną Twoje potrzeby w zakresie CRM. Dlatego musisz upewnić się, że wybrane rozwiązanie CRM można łatwo zaktualizować do następnej, bardziej wyrafinowanej wersji.

Inną rzeczą do zapamiętania jest to, że bardzo często oprogramowanie CRM zawiera wiele funkcji, które muszą być atrakcyjne dla szerokiego spektrum biznesów. Ale po co płacić za funkcje, których nie potrzebujesz lub których nie używasz?

Zadaj sobie pytanie - czy wszyscy w Twojej firmie naprawdę potrzebują wszystkich dzwonków i gwizdków, jakie może zaoferować CRM?

Dotyczy to również liczby użytkowników w Twojej firmie. Być może różni użytkownicy potrzebują różnych planów użytkownika. Dlatego działy sprzedaży mogą potrzebować CRM z zaawansowanym zestawem sprzedażowym i możliwością korzystania z CRM na swoich urządzeniach mobilnych; podczas gdy Twój zespół komunikacyjny może potrzebować tylko funkcji związanych z marketingiem.

Jedno jest pewne - trzymaj się z daleka od rozwiązań „jeden rozmiar dla wszystkich”; zamiast tego wybierz CRM, który dostosuje się do Twoich potrzeb!

3. Upewnij się, że system integruje się z innymi aplikacjami
To jedna z najważniejszych rzeczy do rozważenia przy wyborze CRM dla Twojej firmy.

Nie kupujesz CRM jako kolejnej pozycji w kolekcji różnych systemów pracy. Kupujesz go, aby usprawnić operacje biznesowe!

Dlatego musisz upewnić się, że system CRM można zintegrować z innymi aplikacjami, które już masz.

Teraz nie mówimy tylko o integracji z Office 365 czy integracją z Google G Suite!

Oczywiście te integracje są ważne… ale oprogramowanie CRM powinno również bezproblemowo integrować się z: oprogramowaniem ERP lub innym oprogramowaniem księgowym, oprogramowaniem HR, własną stroną internetową i formularzami internetowymi do importowania nowych potencjalnych klientów, platform rozliczeniowych i e-commerce do rejestrowania transakcji , a także rozwiązania marketingowe.

Aplikacje i integracje CRM

Z podobnej uwagi - upewnij się, że możesz łatwo przenieść istniejące dane kontaktowe do nowego oprogramowania CRM. Większość systemów CRM umożliwia importowanie danych z innych źródeł. Sprawdź również, czy możesz wyeksportować informacje ze swojego oprogramowania CRM.

4. Poproś o demonstrację i skorzystaj z bezpłatnej wersji próbnej
Nigdy nie bierz systemu CRM za wartość nominalną! Zawsze dobrze jest to przetestować.

Najlepszym rozwiązaniem jest rozpoczęcie od spersonalizowanej demonstracji na żywo (lub online), a następnie przejście na bezpłatny okres próbny.

Podczas sesji demonstracyjnej na żywo sprzedawca prowadzi Cię przez oprogramowanie i pokazuje, jak z niego korzystać. Następnie możesz zadawać konkretne pytania związane z Twoją firmą.

Następnie możesz przejść do „zabawy” z wersją próbną, aby dobrze poczuć, jak wszystko działa i zobaczyć mocne i słabe strony systemu. Spójrz na takie rzeczy, jak łatwość obsługi, kluczowe funkcje i możliwość rozbudowy.

Na koniec zalecamy zaproszenie co najmniej dwóch dostawców do stołu, abyś mógł porównać oferty CRM.

5. Wybierz dostawcę branżowego we współpracy z lokalnymi partnerami
Twoja branża może być bardzo specyficzna.

Dlatego warto poszukać dostawcy CRM, który współpracował z firmami i branżami podobnymi do Twojej.

Po prostu przestudiując witrynę internetową dostawcy, możesz zorientować się, z jakim typem i wielkością firm współpracuje. Możesz również sprawdzić zewnętrzne witryny z recenzjami, takie jak Capterra lub FeaturedCustomers.com, w celu uzyskania opinii klientów, referencji, wyników itp.

Kolejną rzeczą, którą należy wziąć pod uwagę, jest lokalna sieć partnerów dostawcy.

Większość europejskich firm chce mieć lokalnego partnera, który zapewni lokalne wsparcie w trakcie i po wdrożeniu CRM. Jeśli jest to dla Ciebie ważne, warto przyjrzeć się sieci partnerów dostawcy.

Czy sprzedawca ma lokalnych partnerów?
Czy ci partnerzy wdrażają tylko CRM, czy też mogą zaoferować doradztwo biznesowe?
Jakie doświadczenie CRM ma lokalny partner, jaki jest jego status certyfikacji i ile wdrożeń był zaangażowany?
6. Sprawdź, czy dostępne są dostosowania i szkolenia
Rozwiązanie CRM nie jest dobre, jeśli nie jest odpowiednio skonfigurowane lub jeśli Twój personel nie jest przeszkolony w zakresie korzystania z funkcji.

Tak więc, pytając o cenę, zapytaj, ile będzie kosztować skonfigurowanie rozwiązania do własnych potrzeb i spersonalizowanie sesji szkoleniowych - nie tylko samouczków online.

System CRM powinien uzupełniać Twój biznes i odzwierciedlać proces sprzedaży, strategię marketingową, działania związane z obsługą klienta, procedury zarządzania kontaktami. Dlatego powinieneś wybrać system, który jest łatwy w konfiguracji.

Jeśli chodzi o szkolenia, to jest to jeden z najważniejszych czynników płynnego wdrożenia CRM. Powinno to być ciągłe, praktyczne doświadczenie dla użytkownika, aby każdy wiedział, jak korzystać z oprogramowania, aby zwiększyć swoją wydajność.

Szkolenie CRM, niezależnie od tego, czy jest to grupowe, indywidualne czy oparte na rolach, nie tylko pokazuje, jak działa system, ale także jak wszystko jest ze sobą połączone i jak użytkownik wpływa na ogólny przepływ pracy w organizacji. Szkolenie w rzeczywistości pomaga firmie współpracować w tym samym celu.

7. Zwróć uwagę na doświadczenie użytkownika
Jednym z najważniejszych kryteriów wyboru systemu CRM jest to, jak się czujesz i czego doświadczasz podczas korzystania z niego.

Czy to ci pomaga? Czy to jest intuicyjne? A może jest coś, co Cię irytuje lub spowalnia?

Na przykład możesz poprosić dostawcę, aby pokazał, ile kliknięć potrzeba, aby wykonać określone zadanie. Podczas oglądania zadaj sobie pytanie: jak skuteczne (i przyjemne

e) czy jest interfejs użytkownika? Czy przyciski są wyraźnie oznaczone? Czy przepływ działań jest logiczny?

Wszystko to składa się na doświadczenie użytkownika.

Dlatego oglądając wersję demonstracyjną lub testując system CRM, upewnij się, że oceniasz interfejs użytkownika systemu, a także łatwość obsługi.

Pytasz, jak ważny jest przyjazny dla użytkownika system CRM?

Według naszych własnych badań jest to bardzo ważne!

W ramach naszego procesu sprzedaży w SuperOffice zapraszamy nowych potencjalnych klientów do wypełnienia ankiety, zanim ich spotkamy, w celu ustalenia (i przekroczenia) ich oczekiwań. Jedno z pytań zawartych w tej ankiecie brzmi: „Co uważasz za ważne przy wyborze nowego rozwiązania CRM?”.

Na podstawie ponad 1000 odpowiedzi 86% potencjalnych klientów wskazuje łatwość obsługi jako najważniejszy czynnik przy wyborze nowego systemu!

Nasze badania pokazują również, że łatwość obsługi jest najważniejszym czynnikiem przy wdrażaniu CRM, więc nie lekceważ prostego, przyjaznego dla użytkownika interfejsu.

8. Upewnij się, że system ma funkcje RODO
Ostatnią, ale zdecydowanie nie mniej ważną, jest dostępność funkcji RODO w CRM.

W związku z obowiązującym RODO dane Twoich klientów i miejsce ich przechowywania są ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej.

Posiadanie systemu CRM zgodnego z RODO pomaga efektywniej zarządzać danymi klientów.

Na przykład, jeśli klient chce zostać usunięty z Twojej bazy danych, musisz mieć możliwość uszanowania jego prośby i wysłania potwierdzenia usunięcia. Lub, jeśli klient zażąda elektronicznego raportu wszystkich danych, które przechowujesz w swoim CRM, będziesz musiał mieć możliwość wygenerowania tego raportu dla każdego klienta indywidualnie.

Rozwiązanie jednym kliknięciem pozwoli Ci zaoszczędzić czas i zasoby, zamiast ręcznie usuwać dane klientów z wielu baz danych sprzedaży, marketingu i obsługi klienta lub żmudnego przeszukiwania różnych zasobów i podwójnego sprawdzania, jakie dane w nich przechowujesz i gdzie - wszystko to który zbyt często prowadzi do błędu ludzkiego.

To tylko kilka przykładów działań związanych z RODO, które musisz być w stanie wykonać w swoim rozwiązaniu CRM.

 

Wniosek

Bez wątpienia - CRM odgrywa kluczową rolę w sukcesie każdej firmy.

Niezależnie od wielkości firmy zawsze dobrze jest przeanalizować swoje potrzeby i wymagania oraz budżet, aby znaleźć odpowiednie rozwiązanie.

I chociaż Twoja firma na początku może nie potrzebować wszystkich funkcji i gadżetów oferowanych przez system CRM, nie oznacza to, że nie będzie potrzebować dodatkowych, bardziej zaawansowanych funkcji w przyszłości.

Łatwo też dać się wciągnąć we wszystkie wspaniałe rzeczy, które CRM może zrobić dla Twojej firmy, ale zachowaj ostrożność. Najważniejszą rzeczą, o której należy pamiętać przy wyborze CRM, jest prostota. Zacznij od małych i skaluj się w miarę rozwoju firmy.